Chính phủ đã ban hành Nghị định 31/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 08/3/2026, quy định chi tiết về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Nghị định này thiết lập các hình thức xử phạt gồm cảnh cáo, phạt tiền và tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Mức phạt tiền tối đa áp dụng là 30 triệu đồng đối với cá nhân và 60 triệu đồng đối với tổ chức vi phạm.
Nghị định liệt kê 10 nhóm hành vi vi phạm, bao gồm các hành vi bị nghiêm cấm, quy định về thu nộp, chỉnh lý, bảo quản, sử dụng, số hóa tài liệu lưu trữ, cũng như quản lý chứng chỉ hành nghề. Các hành vi nghiêm trọng như truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu, làm sai lệch, gây hư hỏng hoặc mất mát tài liệu có thể bị phạt tiền từ 20 đến 30 triệu đồng.
Ngoài phạt tiền, Nghị định còn quy định các biện pháp khắc phục hậu quả như buộc hoàn trả tài liệu, buộc hủy bỏ bản sao trái phép hoặc buộc cải chính thông tin sai sự thật. Các vi phạm liên quan đến tài liệu bí mật nhà nước sẽ được xử lý theo quy định riêng của pháp luật an ninh, trật tự xã hội.
Nghị định 31/2026/NĐ-CP vừa được ban hành, thiết lập khuôn khổ xử phạt nghiêm minh các vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ, bao gồm các hình thức như phạt tiền, cảnh cáo, và tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
 |
| Mức phạt tiền tối đa áp dụng cho cá nhân vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ là 30 triệu đồng; đối với tổ chức, mức phạt này lên đến 60 triệu đồng. (Nguồn: Báo Chính phủ) |
Vào ngày 21/01/2026, Chính phủ đã chính thức ban hành Nghị định số 31/2026/NĐ-CP, đặt ra các quy định cụ thể về việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.
Với cấu trúc gồm 4 chương và 22 điều, Nghị định này quy định chi tiết về xử phạt vi phạm hành chính trong ngành lưu trữ. Nội dung bao gồm việc định nghĩa các hành vi vi phạm hành chính trong nghiệp vụ và dịch vụ lưu trữ (cả hành vi đã kết thúc lẫn đang diễn ra); xác định các hình thức, mức xử phạt và biện pháp khắc phục hậu quả; phân loại đối tượng bị xử phạt; quy định về thẩm quyền, mức phạt tiền của các chức danh có liên quan và quyền lập biên bản; cùng với việc triển khai các hình thức xử phạt và biện pháp khắc phục hậu quả trong lĩnh vực này.
Đối với các hành vi vi phạm hành chính có liên quan đến tài liệu bí mật nhà nước, việc xử lý sẽ tuân thủ theo các quy định hiện hành về xử phạt vi phạm hành chính thuộc các lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; và phòng, chống bạo lực gia đình.
Trường hợp các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ chưa được quy định cụ thể trong Nghị định này, việc xử phạt sẽ được thực hiện dựa trên các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước có liên quan.
Các hình thức và mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ
Theo quy định của Nghị định, có hai hình thức xử phạt hành chính chính thức được áp dụng trong lĩnh vực lưu trữ, đó là cảnh cáo và phạt tiền.
Ngoài ra, hình thức xử phạt bổ sung trong lĩnh vực lưu trữ là tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ với thời hạn từ 3 đến 6 tháng.
Đặc biệt, việc xử lý các vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên môi trường điện tử sẽ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Điều 28a, Điều 28b của Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 của Chính phủ, vốn đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 68/2025/NĐ-CP ngày 18/3/2025 và Nghị định số 190/2025/NĐ-CP ngày 8/7/2025, quy định chi tiết về một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính.
 |
| Ảnh minh họa. |
Theo quy định, mức phạt tiền tối đa áp dụng cho cá nhân vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ là 30 triệu đồng, và đối với tổ chức, mức này là 60 triệu đồng.
Đối với hộ kinh doanh và hộ gia đình có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, mức phạt tiền sẽ được áp dụng tương đương với mức phạt dành cho cá nhân.
Phân loại các hành vi vi phạm hành chính
Nghị định đã liệt kê chi tiết 10 nhóm hành vi vi phạm hành chính trọng yếu trong lĩnh vực lưu trữ. Các nhóm này bao gồm: các hành vi bị nghiêm cấm; quy định về việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; công tác chỉnh lý, bảo quản và hủy tài liệu lưu trữ; việc sử dụng, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; cùng với việc quản lý, sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
Mức phạt lên đến 30 triệu đồng cho hành vi truy cập, sao chép, chia sẻ tài liệu lưu trữ trái phép
Liên quan đến các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ, Nghị định quy định rõ các mức phạt như sau:
1. Mức phạt tiền từ 15 đến 20 triệu đồng sẽ được áp dụng cho hành vi mang tài liệu lưu trữ ra khỏi hệ thống lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử mà không có văn bản cho phép của người có thẩm quyền.
2. Mức phạt tiền từ 20 đến 30 triệu đồng sẽ áp dụng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:
a) Truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép các tài liệu lưu trữ hoặc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, trong trường hợp chưa đủ yếu tố để truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Cung cấp, chuyển giao, hủy bỏ tài liệu lưu trữ một cách trái phép, hoặc thực hiện hành vi mua bán, chiếm đoạt tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
c) Cố ý làm sai lệch nội dung, hoặc làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu gốc của tài liệu lưu trữ, trong trường hợp chưa đủ yếu tố để truy cứu trách nhiệm hình sự;
d) Gây hư hỏng tài liệu lưu trữ đến mức không thể khôi phục nguyên trạng;
đ) Gây mất mát tài liệu lưu trữ;
e) Sử dụng tài liệu lưu trữ với mục đích bịa đặt, bôi nhọ, hoặc xúc phạm nghiêm trọng nhân phẩm, danh dự của cá nhân, trong trường hợp chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Các biện pháp khắc phục hậu quả được áp dụng bao gồm:
a) Buộc hoàn trả tài liệu lưu trữ về đúng hệ thống lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử đối với hành vi quy định tại khoản 1;
b) Buộc hủy bỏ toàn bộ các bản sao tài liệu lưu trữ đã được sao chép trái phép đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 2;
c) Buộc nộp lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã bị cung cấp, chuyển giao, mua bán hoặc chiếm đoạt trái phép cho cơ quan quản lý hồ sơ, tài liệu có thẩm quyền đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2;
d) Buộc cải chính các thông tin sai sự thật hoặc gây nhầm lẫn đã được công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử hoặc các kênh truyền thông khác, đồng thời phải công khai xin lỗi cá nhân bị ảnh hưởng đối với hành vi quy định tại điểm e khoản 2.
Phạt tiền tối đa 6 triệu đồng đối với cá nhân không thực hiện việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
Trong trường hợp vi phạm các quy định về thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử, Nghị định quy định chi tiết như sau:
1. Áp dụng hình thức cảnh cáo đối với một trong các hành vi vi phạm sau:
a) Không tiến hành lập hồ sơ đối với các công việc đã được giải quyết hoàn tất;
b) Hồ sơ khi nộp vào hệ thống lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử không đáp ứng một trong các yêu cầu được quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17; điểm b khoản 2 Điều 28; và khoản 1 Điều 36 của Luật Lưu trữ;
c) Không lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định khi tiến hành thu hồ sơ, tài liệu từ cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử.
2. Mức phạt tiền từ 1 đến 3 triệu đồng sẽ áp dụng đối với cá nhân có hành vi tái phạm các vi phạm quy định tại điểm a và điểm b khoản 1.
3. Mức phạt tiền từ 2 đến 6 triệu đồng đối với tổ chức có hành vi sử dụng hộp bảo quản không đạt tiêu chuẩn khi nộp hồ sơ, tài liệu giấy vào lưu trữ lịch sử.
4. Mức phạt tiền từ 4 đến 6 triệu đồng đối với cá nhân không thực hiện việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
5. Mức phạt tiền từ 15 đến 20 triệu đồng đối với tổ chức không thực hiện việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Các biện pháp khắc phục hậu quả được quy định bao gồm:
a) Buộc lập lại hồ sơ theo đúng quy định đối với các hành vi vi phạm tại điểm a, điểm b khoản 1 và khoản 2;
b) Buộc nộp hồ sơ, tài liệu vào hệ thống lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử theo đúng quy định đối với các hành vi vi phạm tại khoản 4 và khoản 5.
Phạt tiền từ 15 đến 25 triệu đồng nếu tổ chức không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định
Về các hành vi vi phạm quy định trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, Nghị định quy định chi tiết như sau:
1. Mức phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng sẽ được áp dụng đối với một trong các hành vi vi phạm quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ số dưới đây:
a) Không thực hiện việc kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu và tài liệu lưu trữ số theo đúng quy định;
b) Không tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật và quy trình chuẩn về lưu trữ tài liệu lưu trữ số theo quy định.
2. Mức phạt tiền từ 15 đến 25 triệu đồng đối với tổ chức thực hiện một trong các hành vi vi phạm quy định về kho lưu trữ sau:
a) Không bố trí kho chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định;
b) Không trang bị đầy đủ các thiết bị bảo vệ và bảo quản tài liệu lưu trữ cần thiết cho kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.
Các biện pháp khắc phục hậu quả được quy định bao gồm:
a) Buộc kiểm tra và sao lưu cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ số theo đúng quy định đối với hành vi vi phạm tại điểm a khoản 1;
b) Buộc tổ chức bố trí kho lưu trữ theo đúng quy định đối với hành vi vi phạm tại điểm a khoản 2;
c) Buộc tổ chức trang bị đầy đủ các thiết bị bảo vệ và bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định đối với hành vi vi phạm tại điểm b khoản 2.
Nghị định này sẽ chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08 tháng 3 năm 2026.
Theo nguồn tin từ Vietnam+
